Что считать затратами объекта
Затрата объекта — это деньги, которых без этого объекта не было бы. Записывайте их на объект в тот же день:
- Материалы — каждый чек, даже за одну коробку саморезов, за которой съездили отдельно.
- Работа на этом объекте — часы бригады именно здесь, а не вся зарплата за неделю.
- Субподрядчики — то, что вы платите им за этот объект.
- Разрешения, мусорный контейнер, доставка, аренда инструмента.
- Налог с продаж по контракту, если ваш штат его берёт.
Три цифры раз в неделю
Контракт: подписанная смета плюс все подписанные доп. работы. Потрачено: всё из списка выше на сегодня. Прибыль: контракт минус потрачено. Это весь отчёт. Смотрите его раз в неделю, пока объект идёт, а не раз в год.
Сравнивайте «потрачено» с бюджетом, который вы задали объекту, а не с контрактом. Когда бюджет почти кончился, а работы ещё половина, ещё есть время попросить промежуточный платёж или перестать делать мелочи бесплатно. Чек, записанный по памяти через месяц, это догадка.
Как это устроено в WorkTime CRM
Проект открывается на вкладке «Деньги», сверху три цифры: контракт, потрачено и прибыль. Контракт всегда равен сумме подписанных смет и доп. работ, его никто не вводит руками.
Затраты ложатся на объект по ходу дела. Кнопка «Добавить расход» вписывает его руками, «Сканировать чек» снимает чек телефоном: ИИ читает магазин, сумму и дату и создаёт расход. Чек, снятый в разделе Чеки и документы или отправленный фото в Telegram-бота прямо из магазина, можно потом привязать к объекту, и он станет строкой расхода там; дважды он не считается. Когда вы отмечаете счёт суба оплаченным, сумма ложится на объект как расход на работу.
Часы приходят от бригады: нажатия работника «Начал работу» и «Закончил работу» записывают его часы в «Часы по проекту» на той же вкладке.
Под цифрами строка «Финансовое здоровье». Нажмите «Задать бюджет», скажите, сколько хотите заработать на этом объекте, и бюджет подставится и разложится на материалы, работу и субов по вашим прошлым тратам. Дальше это светофор: зелёный в бюджете, жёлтый бюджет почти израсходован, красный перерасход или убыток. Он же предупредит, когда в объекте уже ваши собственные деньги: самое время запросить промежуточный платёж. Красные и жёлтые объекты видны и на Главной.
По компании в целом в разделе Твои финансы есть прогноз кассового разрыва: на какой неделе объекту понадобятся ваши деньги и сколько.
