Порядок, который работает в любой программе
- Выставляйте счета по этапам, а не в конце. Депозит при подписании, середина, финал. Каждый счёт меньше и привязан к работе, которую клиент видит.
- Отправляйте первый счёт в день подписания сметы, пока клиент полон энтузиазма.
- Сделайте оплату простой: напишите, как именно платить (карта, Zelle, чек) и куда отправлять. Каждый лишний вопрос задерживает деньги.
- Знайте, открыт ли счёт. Неоткрытому нужно сообщение. Открытому и неоплаченному нужен звонок.
- Напоминайте вежливо и заранее, письменно, пока срок не превратился в неловкий разговор.
- Записывайте, как оплачен каждый счёт. Через год это понадобится для бухгалтерии.
Не гоняйтесь за счётом, которого клиент не видел
Многие просрочки это просто потерянные письма. Прежде чем звонить, проверьте, что счёт дошёл и его открыли. Тогда сообщение может быть коротким: «Вы получили счёт за второй этап?»
Как это устроено в WorkTime CRM
Когда клиент подписывает смету, инвойсы создаются из её графика платежей (50/25/25, если вы не задали другое деление). Все они видны во вкладке «Инвойсы»: черновик, отправлен, ждёт подтверждения, оплачен. Следующие закрыты, пока не оплачен предыдущий.
Нажмите «Отправить», и откроется готовое письмо. Его можно переписать. Кнопка Pay Invoice, ваши шаги оплаты и PDF добавляются сами. «Отправить повторно» открывается как вежливое напоминание.
В каждой строке видно 📧 Отправлен и 👁 Открыт со временем и числом возвращений клиента. Когда счёт открыли в первый раз, вам приходит уведомление.
Картой клиенты платят, если подключить Stripe в Настройки → Оплата. Без Stripe они платят Zelle, чеком или наличными и загружают подтверждение. Что им говорят, правится в инструкции по оплате в инвойсе. Когда деньги пришли, нажмите ✓ Paid и отметьте способ оплаты.
