Записывайте день один раз и в тот же день
Чем бы вы ни пользовались, порядок держат три правила:
- Одна строка на человека, на объект, на день, с его ставкой. В тот же день, а не в пятницу по памяти.
- «Должен» и «оплачено» — разные вещи. День висит долгом, пока вы не заплатили, а у оплаты записано, как: наличные, Zelle или чек.
- Этот же день — расход объекта на работу. Если писать его дважды, в зарплату и в объект, рано или поздно цифры разойдутся.
Бумаги держите рядом с деньгами
Для каждого решите, кто он: подрядчик по 1099 или оформленный сотрудник W-2, и храните нужную форму: W-9 для 1099, W-4 и I-9 для W-2. В январе бухгалтер попросит именно это и выплаты за год. Если не уверены, как оформлен человек, спросите бухгалтера до того, как платить.
Как это устроено в WorkTime CRM
Откройте проект, «Команда», «Бригада», и добавьте работника. Хватит имени; телефон нужен, только чтобы отправить ему ссылку. В его карточке нажмите «✓ Работал», выберите день и сумму и сохраните. Первая сумма становится его дневной ставкой, в следующий раз она уже подставлена. Если на объекте двое и больше, «✓ Сегодня работали все» отмечает всю бригаду одним нажатием.
Это одно нажатие записывает день в два места: в расходы объекта на работу на вкладке «Деньги» и в «Бухгалтерия» → «Зарплаты» как долг, с названием объекта. Деньги считаются один раз. Когда платите, выберите наличные, Zelle или чек и нажмите «Выплачено». У кого несколько неоплаченных дней, есть «Выплатить всё».
Карточка «Рабочие за неделю» в «Зарплатах» показывает любую неделю: кто сколько дней работал, на каких объектах и сколько ещё к оплате. У каждого есть строка «Налоги»: отметьте 1099 или W-2 и храните там же его W-9 или W-4 и I-9. Эти файлы закрыты от посторонних.
Или пусть работник отмечается сам
Отправьте работнику его личную ссылку. Если ему платят за день, его «Начать работу» на объекте само записывает этот день по его ставке, с геолокацией в момент нажатия. Те же два места, и один день никогда не считается дважды.
